1. Grundsätze der Außerunterrichtlichen Veranstaltungen
Grundlage ist die Verwaltungsvorschrift über die Durchführung von „Außerunterrichtlichen Veranstaltungen“.
a) Vorrang in reisekostenrechtlicher Hinsicht haben folgende Veranstaltungen(Rangfolge)
I. Ausflüge, Wandertage der Klassen
II. Schullandheimaufenthalt der Klasse 6
III. Abenteuerlager und Winterausfahrt
IV. Schullandheimaufenthalte der Kl. 3 oder 4: soweit Mittel vorhanden sind
V. Lerntage/Lernschullandheime/Streit-Schlichter-Wochenende: soweit Mittel vorhanden sind
VI. Abschlussfahrten: soweit Mittel vorhanden sind
VII. Fahrten als Begegnungsmaßnahmen mit der Partnerschule, Jugend trainiert für Olympia werden völlig anders abgerechnet.
b) Pädagogischer Sinn und Wirtschaftlichkeit
I. Außerunterrichtliche Veranstaltungen sind pädagogisch sinnvoll, soweit sie der positiven Entwicklung der Klassen-/Schulgemeinschaft dienen oder in Verbindung mit unterrichtlichen oder andren schulischen Zielen stehen.
II. Im Sinne der Schüler und Eltern sowie der Schule (in Verbindung mit den zur Verfügung stehenden Reisekosten) ist auf eine sparsame Durchführung zu achten. Dies betrifft insbesondere die Dauer, die Entfernung, das gewählte Transportmittel und besondere Ausgaben am Zielort (mehrtägige Fahrten).
III. Es ist zu bedenken, dass viele Familien, insbesondere mit mehreren Kindern, bei Arbeitslosigkeit oder als Hartz-IV-Empfänger (viele Alleinerziehende) nur sehr geringe oder keinerlei finanzielle Spielräume haben. Zuschüsse durch die ARGE sind oft nur sehr schwer zu bekommen (Bescheinigungen der Schule!).
- Beantragung
a) Grundsätzlich müssen die Außerunterrichtlichen Veranstaltungen in den Klassenpflegschaften mit den Eltern abgesprochen sein – sie haben ein Mitbestimmungsrecht, das zu achten ist.
b) Wenn Termin und ggf. die Unterbringung geklärt sind, sollte mit dem entsprechenden Formular die Genehmigung bei der Schulleitung eingeholt werden. Erst dann besteht für Lehrkräfte im Hinblick auf den Abschluss von Verträgen (Anmieten eines Freizeitheims) Rechtssicherheit.
c) Bitte vermeiden Sie späte Genehmigungstermine (z.B. am Morgen der Maßnahme oder gar erst nach der Maßnahme). Sie nehmen der Schulleitung dadurch jeglichen Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum, auch im Hinblick auf die Prüfung der Bedingungen und der Reisekosten einer solchen Maßnahme.
d) Bei allen Außerunterrichtliche Veranstaltungen mit 20 und mehr Teilnehmern ist eine Begleitperson zwingend erforderlich, in der Grundschule ist immer eine Begleitperson mitzunehmen. Soweit möglich, sollte die Begleitperson eine/ein Erziehungsberechte/r sein (® Unterrichtsausfall/Vertretungsbedarf).
3. Vorbereitende Fahrten
Manchmal ist es sinnvoll, eine Ausflugsstrecke oder Wanderroute vorab zu erkunden. Dazu wird im allgemeinen das privateigene Kfz verwendet. Eine solche Fahrt ist dann eine Dienstfahrt, wenn sie vorher mit dem Schulleiter abgestimmt ist. Es gibt dann zwar keine Reisekosten, jedoch steht im Ernstfall Dienstunfallschutz zur Verfügung.
4. Durchführung
Neben der inhaltlichen Planung ist die Einhaltung der Aufsichtspflicht außerordentlich wichtig. Kritisch sind immer Aufenthalt am/im Wasser, Wanderung entlang öffentlicher Straßen, Fahrten mit dem Fahrrad, Vorhaben in bergigem/felsigem Gelände, Stadterkundungen/Freizeit in einer Stadt u.ä.
Hierfür sind ggf. besondere Zustimmungen der Eltern einzuholen(diese entbinden trotzdem nicht von der Aufsichtspflicht!!!).
Generell sind Belehrungen durchzuführen und im Klassenbuch einzutragen.
Die Mitnahme eines privateigenen Kfz ist im Regelfall nicht erforderlich und daher auch nicht abrechenbar.
5. Verfügbare Mittel für Reisekosten
Der Schulen stehen in der Regel zwischen 1.500 und 1.800 EURO für Reisekosten zur Verfügung, die genaue Größe hängt von der Klassenzahl im vorhergehenden Schuljahr ab. Wenn alle Lehrer/innen ihre Reisekosten abrechnen würden, wäre das Geld sehr schnell aufgebraucht. Trotzdem sollen möglichst alle die ihnen zustehenden Reisekosten bekommen können. Daher können vorbehaltlose Genehmigungen nur für Maßnahmen unter 1.a) Ziff. I – III erteilt werden. In allen anderen Fällen sind frühzeitige Absprachen nötig, damit es keine Enttäuschungen oder Entscheidungen unter Druck (weil z.B. bereits teure Verträge geschlossen sind) zu Lasten Dritter gibt.
6. Abrechnung der Maßnahme und der Reisekosten
Bei den meisten Außerunterrichtlichen Veranstaltungen spielt Geld eine große Rolle. Bitte gehen Sie damit sorgsam um.
Grundsätze bei der Abrechnung von Reisekosten:
® Nur Ausgaben, die belegt sind, können abgerechnet werden.
® Ausgaben für den Lehrer können nie auf die Schüler reisekostenrechtlich umgelegt werden.
® Freiplätze sind durch die Lehrkräfte und Begleitpersonen in Anspruch zu nehmen und könne z.B.
sozialschwachen Kindern nicht gutgeschrieben werden.
® Reisekosten müssen auf dem roten Abrechnungsformular beantragt werden. Die federführende
Lehrkraft fügt alle Belege und eine nachvollziehbare Abrechnung seiner RK-Abrechnung bei.
® Jede Lehrkraft und Begleitperson muss separat abrechnen!!!
® Bitte machen Sie Ihre Abrechnung zeitnah, d.h. innerhalb von 2 bis 4 Wochen nach der
Maßnahme.
7. Abrechnung gegenüber den Eltern
Empfehlungen:
® Vermeiden Sie den Zahlungsverkehr über Ihr privates Konto.
® Kalkulieren Sie realistisch und zahlen lieber ein paar EURO zurück als dass Sie Geld nachfordern
müssen.
® Bitte führen Sie über alle Ausgaben und Einnahmen sauber Buch. Geben Sie bei Bareinzahlung
eine Quittung an den Einzahler (Quittungsbücher gibt es im Sekretariat).
® Bei umfangreicheren Veranstaltungen (Schullandheim, großer Ausflug mit mehreren Kostenarten
usw.) sollten die Eltern eine Abrechnung und ggf. das Restgeld (gegen Quittung) erhalten.
8. Sonstiges
Bei teuren Maßnahmen stellt sich immer wieder die Frage „Was tun, wenn ein Teilnehmer bezahlt hat aber z.B. wegen Krankheit nicht mitfahren kann. Die Tickets sind schließlich bezahlt!“
Hier hilft nur eine eindeutige Klärung weiter. Grundsätzlich gilt das Reiserecht.
Entweder unterschreiben die Eltern bei der Anmeldung dafür, dass sie auch bei unverschuldeten Fällen kein Geld zurück bekommen oder es muss eine Reisekostenrücktrittsversicherung abgeschlossen werden. Dazwischen gibt es meist keine Möglichkeiten – außer es lassen sich Verträge noch ändern.
Es gibt immer wieder Unfälle bei Ausfahrten. Grundregel: Handeln Sie so, wie Sie bei Ihrem eigenen Kind handeln würden. Weisen Sie vor Fahrtantritt (Anmeldeformular) auf mögliche Probleme hin, z.B. auch auf die Möglichkeit, dass Eltern ihr Kind abholen müssen. Ggf. benötigen Sie eine Vollmacht, damit Sie ein Kind wieder vom Krankenhaus „ausgehändigt“ bekommen.
Verständigen Sie bei Unfällen mit ärztl. Behandlung auch die Schulleitung.
Bitte händigen Sie vor Fahrtantritt der Schulleitung/dem Sekretariat die genaue Anschrift am Zielort und die Telefonnummer aus, über die Sie erreichbar sind. Nehmen Sie die Privatnummer des Schulleiters mit ins Schullandheim – für Notfälle.
Ein solches Merkblatt kann nicht alle Fragestellungen behandeln. Fragen Sie ggf. bei der Schulleitung rechtzeitig nach.
gez. U. Schielke